Stel uw vraag

Het inrichten van een administratie is maatwerk. Een standaard softwarepakket volstaat niet voor een goede financiële administratie: de administratie moet immers zo zijn toegesneden op uw bedrijf dat u deze kunt gebruiken als bedrijfsthermometer. Incompanion is  bij  uitstek de deskundige om samen met u te kijken welk pakket en welke modules voor u relevant zijn en hoe u het pakket optimaal inricht.

De inrichting van de financiële  administratie  is  anders  bij een handelsonderneming  dan  bij  een  productieonderneming of een onderneming in de zakelijke dienstverlening.

Handelsondernemingen

Deze ondernemingen ontlenen hun brutomarge  aan  het verschil tussen verkoop- en inkoopprijs. Uit de financiële administratie moet blijken welke kosten u maakt om de verkoopomzet  te  realiseren.

Productieondernemingen

Productieondernemingen vervaardigen nieuwe producten door materiaal en arbeidskracht (mensuren) in te zetten. In de financiële administratie dient u de kosten van materiaal en uren bij te houden. Verder moet er zicht zijn op de indirecte kosten en – vooral als het om stukproductie gaat – op de voortgang van het werk. Als het om werk gaat dat voor een bepaalde som is aangenomen, moet uit uw financiële administratie ook de omvang van eventueel meerwerk blijken.

Ondernemingen in de zakelijke dienstverlening

Zakelijke dienstverleners zijn er in alle soorten en maten. Het eigen karakter van bijvoorbeeld horeca, adviesbureaus, reparatie- en transportbedrijven moet terug te vinden zijn in uw financiële administratie. Alleen dan is de administratie een goed sturingsinstrument voor u als ondernemer.

Op het brutoloon van uw werknemers houdt u loonbelasting en sociale premies in. De feitelijke personeelskosten zijn hoger dan het brutoloon.

Werkgeverslasten en sociale lasten

U betaalt als werkgever de zogenaamde werkgeverslasten: 8% vakantiegeld en een deel van de sociale lasten. De sociale lasten bestaan met name uit premies voor de WW/WIA, de inkomensafhankelijke bijdrage voor de zorgverzekeringswet en premie voor de verzekering voor loondoorbetaling bij ziekte. U kunt daarbij gebonden zijn aan een CAO.

De werkgeverslasten variëren per CAO en per uitvoeringsinstelling, maar bedragen al gauw circa 30% van het brutoloon. Voor de werknemer is er een groot verschil tussen het brutoloon en wat hij of zij netto in handen krijgt. De zogenoemde wig tussen de totale loonkosten voor de werkgever en de nettobeloning voor de werknemer is aanzienlijk.

Secundaire arbeidsvoorwaarden

Om uw werknemers aantrekkelijke arbeidsvoorwaarden te bieden zonder dat de arbeidskosten onnodig oplopen, kunt u uw werknemers bepaalde (soms onbelaste) secundaire arbeidsvoorwaarden bieden. Incompanion kent de actuele regels en informeert u hier graag over. Uiteraard kosten ook secundaire arbeidsvoorwaarden de werkgever geld. Deze voorwaarden zijn per CAO vastgelegd of bent u vrijwillig overeengekomen om de betreffende werknemer voor uw bedrijf aan te trekken of te behouden. Secundaire arbeidsvoorwaarden kunnen inhouden dat u als werkgever een deel van de premie van de pensioenregeling betaalt of dat u deelneemt aan een leerlingstelsel. Tot de secundaire arbeidsvoorwaarden behoren ook vergoeding van reis-, studie- of telefoonkosten, werkkleding of kinderopvang.

Representatievergoeding

Om administratieve rompslomp te beperken, kunt u er van afzien de kleine kosten die de werknemers maken op declaratiebasis te vergoeden. In plaats daarvan kunt u een gemiddeld bedrag afspreken: representatievergoeding. Betaalt u echter niet meer dan het werkelijke bedrag, want dat beschouwt de fiscus als nettoloon. De werkgever moet daarover alsnog belasting betalen, terwijl de fiscus ook nog een boete kan opleggen. Die kosten kunnen over een aantal jaren genomen hoog oplopen, ook al vergoedt u maar € 1,- per dag teveel. De vergoedingsregels veranderen regelmatig.

De fiscale verplichtingen verschillen van ondernemer tot ondernemer. Daarom wijzen we hier alleen op de belastingen waarmee u als ondernemer te maken kunt krijgen. Als u winst maakt met een eenmanszaak of salaris ontvangt als directeur van een BV, bent u inkomstenbelasting verschuldigd. Het salaris van een directeur/eigenaar van de BV dient een bepaalde minimumomvang te hebben. Als u personeel heeft, krijgt u te maken met loonheffing.

Als u een BV heeft die winst maakt, moet u vennootschapsbelasting betalen over de winst. Verricht u diensten of doet u leveringen, dan krijgt u te maken met BTW. Daarnaast zijn er gemeentelijke belastingen als rioolbelasting en onroerende zaakbelasting en betaalt u houderschapsbelasting voor de bedrijfsauto. Er zijn nog veel meer heffingen, maar het voert te ver deze hier allemaal te vermelden.

De belastingen over de winst van de onderneming worden achteraf definitief vastgesteld en geheven. Als startende ondernemer mag u zich nog niet rijk rekenen met een flink saldo op uw bank- of girorekening. Een groot deel van uw opbrengsten heeft u namelijk nodig als reserve om aan uw belastingverplichtingen te voldoen. Met een goede administratie weet u van tevoren precies welke betalingen u nog moet doen.

Het is nog maar de vraag of de fiscus u als ondernemer beschouwt. En dat kan ook nog eens per belastingsoort verschillen. Voor de inkomstenbelasting bent u ondernemer als u een onderneming drijft, zelfstandig bent en aansprakelijk bent voor alle schulden die de betreffende onderneming maakt. Bovendien moeten uw werkzaamheden een zekere omvang hebben. Voor de btw bent u al ondernemer als u tegen een vergoeding producten en/of diensten levert. Wanneer de inkomstenbelasting u als ondernemer beschouwt, kunt u in aanmerking komen voor bepaalde fiscale mogelijkheden. Een BV valt onder de vennootschapsbelasting en daarmee vallen bepaalde fiscale mogelijkheden af.

Als ondernemer kunt u van een aantal belastingfaciliteiten gebruikmaken die niet zijn weggelegd voor werknemers. Voor de inkomstenbelasting zijn er de zelfstandigen-, de starters- en de kleinschaligheidsinvesteringsaftrek. Boven- dien kunt u jaarlijks een bepaald bedrag aftrekken als zogenaamde oudedagsreserve.

Extra aftrekmogelijkheden

De belastingwetgeving geeft de mogelijkheid voor een extra aftrek in de winstaangifte. Er zijn verschillende mogelijkheden: de investeringsaftrek, de energie- investeringsaftrek en de milieu-investeringsaftrek.

De investeringsaftrek is vooral voor kleine ondernemingen. Vandaar dat het investeringsbedrag dat voor deze faciliteit in aanmerking komt gelimiteerd is. Investeringen die bijdragen aan een doelmatig gebruik van energiebronnen, kunnen in aanmerking komen voor de energie- investeringsaftrek.

De milieu-investeringsaftrek is voor investeringen die bijdragen aan de bescherming van het milieu. De aftrek bedraagt in alle gevallen een percentage van het aanschafbedrag van bedrijfsmiddelen in een belastingjaar.

Willekeurige afschrijving

De mogelijkheid tot willekeurige afschrijven houdt in dat u in afwijking van een gebruikelijke afschrijvingstermijn zelf mag bepalen in hoeveel jaar u af wilt schrijven. Hiermee kunt u naar behoefte de winst beïnvloeden.

De faciliteit tot willekeurig afschrijving is van toepassing op bedrijfsmiddelen:

• die voldoen aan bijzondere milieueisen;
• die van belang zijn voor de arbeidsomstandigheden (Arbo);
• die gebruikt worden bij onderzoek en ontwikkeling of van een hoogwaardig technologisch karakter.

De faciliteit tot willekeurig afschrijving is tevens van toepassing op ondernemingen:

• die gekwalificeerd worden als starter;
• die gevestigd zijn in gebieden die een economische stimulans nodig.

Faciliteit willekeurige afschrijving voor startende ondernemers

Starters kunnen met deze faciliteit de aanschafkosten van bedrijfsmiddelen volstrekt willekeurig als kosten boeken bij het berekenen van de fiscale winst. Dat kan tot gevolg hebben dat een investering van bijvoorbeeld € 5.000,- in het eerste jaar van aanschaf geheel als kosten wordt geboekt. Het voordeel hiervan is dat de winst in het eerste jaar wordt verlaagd met het volledige bedrag van de aanschafkosten, wat leidt tot een directe vermindering van de verschuldigde inkomstenbelasting.

Het doel van de regeling is het stimuleren van de start van de onderneming. Willekeurig afschrijven is dus een strategisch middel: u kunt er de belastingheffing mee sturen. Als u in het eerste jaar nog geen winst maakt, is het gebruikmaken van de faciliteit niet zinvol: u kunt de afschrijving dan beter bewaren tot latere jaren waarin de winst hoger kan zijn. De faciliteit willekeurige afschrijving voor startende ondernemers kan niet voor alle bedrijfsmiddelen worden toegepast. De belangrijkste uitzonderingen zijn woonhuizen en grond, dieren, personenauto’s die niet bestemd zijn voor beroepsvervoer, effecten, vorderingen, goodwill, rechten en publiek- rechtelijke vergunningen, bedrijfsmiddelen die zijn bestemd voor verhuur of voor gebruik in het buitenland en zaken die vanuit het privé-vermogen worden overgebracht naar het vermogen van de onderneming.

Meewerkaftrek

Als uw partner meewerkt in de onderneming kunt u gebruik maken van meewerkaftrek. Over het bedrag dat u aftrekt (gebonden aan een maximum), hoeft uw partner geen inkomstenbelasting te betalen.

Ook kunt u uw partner een salaris betalen. Dat is voor u volledig aftrekbaar. Bij uw partner wordt hierover wel belasting geheven, maar soms tegen een lager tarief.

BTW

Als u producten of diensten levert die onder de BTW vallen, moet u uw afnemers BTW in rekening brengen en de geïnde BTW afdragen aan de fiscus. Uw (bedrijfsmatige) afnemers kunnen in de meeste gevallen de BTW terugvorderen. U kunt zelf alle BTW die u voor de producten of diensten voor uw onderneming heeft betaald, aftrekken van de BTW die uw onderneming moet afdragen. Bepaalde activiteiten, waaronder medische diensten en assurantiebemiddeling, zijn vrijgesteld van BTW: de onderneming behoeft geen BTW af te dragen, maar mag ook geen betaalde BTW terugvorderen.

Als het saldo van de verschuldigde BTW lager is dan een bepaald bedrag (dit bedrag wisselt jaarlijks), dan geldt een gedeeltelijke vrijstelling van afdracht (kleine ondernemers- regeling).

Vennootschapsbelasting

Een BV betaalt over de winst vennootschapsbelasting. Als ondernemer mist u dan bepaalde faciliteiten van de inkomstenbelasting. De consequenties verschillen van geval tot geval. 

Auto van de zaak

Er zijn natuurlijk ook nog vele belastingvriendelijke regelingen voor ondernemers. Het voert te ver om ze allemaal te behandelen. We wijden hier nog wel een paar woorden aan de auto van de zaak. Als u een auto heeft, moet u beslissen of u die op uw eigen naam zet of op naam van de zaak. Wanneer u besluit de auto ten laste van de zaak te brengen en als u er per jaar meer dan 500 kilometer mee rijdt voor privé-doeleinden, dan moet u voor het privé-gebruik een bedrag bij uw inkomen tellen. Over dat bedrag bent u inkomstenbelasting verschuldigd. De wetgeving met betrekking tot de auto verandert regelmatig. Voor alle hiervoor genoemde faciliteiten gelden aanvullende regels. Een aantal faciliteiten gelden niet voor rechtspersonen. Bovendien veranderen de voorwaarden regelmatig.

Soms is het raadzaam om als ondernemer te beginnen met een eenmanszaak en nog te wachten met de oprichting van een besloten vennootschap (BV).

Rechtspersoonlijkheid

De keuze van een bepaalde rechtsvorm voor uw onderneming heeft zowel juridische als fiscale kanten. In hoeverre u de onderneming alleen, dan wel samen met anderen wilt drijven, speelt ook een rol. Een belangrijk juridisch aspect van de gekozen rechtsvorm is de mate waarin de ondernemer persoonlijk aansprakelijk is voor schulden van zijn onderneming. De eenmanszaak, de maatschap, de vennootschap onder firma (VOF) en de commanditaire vennootschap (CV) zijn alle ondernemings- vormen zonder rechtspersoonlijkheid.

Consequentie hiervan is dat u als ondernemer persoonlijk aansprakelijk bent voor eventuele schulden. Als u in gemeenschap van goederen bent getrouwd, kunnen eventuele schuldeisers ook beslag leggen op het vermogen van uw huwelijkspartner. Maar ook bij een BV is uw privé- vermogen niet volledig afgeschermd. Wanneer de bank een lening verstrekt, vraagt zij u vaak ook borg te staan met uw privé-vermogen. Bovendien kunt u onder bepaalde omstandigheden privé aansprakelijk worden gesteld als uw onderneming failliet is gegaan door wanbeleid.

Besloten Vennootschap

Bij een BV is een ander fiscaal regime van toepassing dan bij een onderneming zonder rechtspersoonlijkheid. De directeur-grootaandeelhouder (dga) komt niet in aan- merking voor fiscale ondernemersfaciliteiten als zelfstandigenaftrek of startersaftrek. De ondernemer is als dga in loondienst bij zijn eigen BV. Met een aandelenbezit van 5% of meer heeft de dga een zogeheten ‘aanmerkelijk belang’ in de BV.

Over de winst van de BV wordt eerst vennoot- schapsbelasting geheven. Daarnaast betaalt de dga inkomstenbelasting over zijn salaris als directeur van de BV (box 1: maximaal 52%). Het salaris van de dga dient marktconform te zijn en er geldt een wettelijk vastgesteld minimumbedrag. Als aandeelhouder in zijn BV betaalt de directeur belasting over de winst uit aanmerkelijk belang (box 2: 25%). Mocht de dga in privé eigenaar zijn van het bedrijfspand dat de BV huurt, dan worden deze huurbaten belast voor de inkomstenbelasting in box 1. De BV-vorm is fiscaal het gunstigst voor een onderneming die elk jaar een substantiële winst behaalt, terwijl de ondernemer de winst (goeddeels) in de onderneming kan laten. Hierbij moet u denken aan een winst tussen € 50.000 en € 250.000. Dit heeft te maken met het belastingpercentage dat u betaalt in de hoogste schijf van de inkomstenbelasting ten opzichte van de vennootschapsbelasting. Bovendien hangt het samen met andere bestanddelen in uw aangifte voor de inkomstenbelasting, zoals lijfrenteaftrek en aftrek in verband met uw eigen woning. Behaalt een onderneming een hoge winst en wil de ondernemer/directeur deze grotendeels voor privé-uitgaven aanwenden, dan is een BV fiscaal gezien niet zonder meer het voordeligst. Behaalt de onderneming een bescheiden winst – wellicht omdat de onderneming nog in een opbouwfase verkeert – dan kan de eenmanszaak fiscaal gezien voordeliger uitpakken.

Het is mogelijk een onderneming te starten als eenmanszaak en deze pas later om te zetten in een BV. Als een ondernemer besluit de onderneming als BV te drijven, dan biedt het voordelen meteen twee BV’s op te richten: een holding en een werk-BV. Dit geeft grotere flexibiliteit in fiscaal opzicht. Het oprichten van een BV geschiedt door middel van een notariële akte.